10 razones por las que los proyectos no terminan dentro del plazo

19 febrero 2016

“El tiempo gastado en reflexionar es una economía de tiempo”
Publio Sirio.

Todo proyecto que se retrase respecto a los plazos planificados tiene una probabilidad muy, muy alta de sobrepasar también el presupuesto. Por ello, si mantenemos un control obsesivo en el cumplimiento de los plazos estaremos así mismo cuidando los costes de nuestro proyecto.

Presentamos a continuación diez razones por las que los proyectos (o las actividades) no terminan dentro del plazo planificado y algunas reflexiones sobre cada caso:

1) Definición del ALCANCE del proyecto ha sido realizada de forma incorrecta

¿Antes de determinar la duración total del proyecto (la duración crítica) se había establecido previamente el ALCANCE REAL COMPLETO del mismo?

Es habitual, por ejemplo, no tener en cuenta las actividades de seguimiento y control o las de gestión del propio proyecto.

Un caso más grave es haber “olvidado” alguna actividad, que probablemente se considera “auxiliar”, però que es imprescindible que sea realizada antes de poder dar el proyecto por finalizado. Un ejemplo clásido de mi sector es “la formación de los usuarios del nuevo sistema”.

“No hay espectáculo más terrible que la ignorancia en acción”
J. W. Goethe

time to plan

2) Estimación de los plazos ha sido realizada por personas que NO son los reponsables de ejecutar las actividades / operaciones / tareas

“La predicción es una actividad muy difícil… y más si queremos predecir el futuro” N. Bohr.

Pues eso… predecir el plazo de ejecución de una tarea o actividad debería ser realizado por quien tenga la responsabilidad de realizarla y de respetar el plazo dado.

Por otro lado, tambien cabe preguntarse ¿Qué método «científico» de estimación de la duración del proyecto se ha utilizado? Probablemente ninguno (solo el deseo / imposición del cliente o del jefe…). En estas condiciones, cumplir el plazo dado es simplemente una loteria de la que tenemos muy pocos números…

“Los que no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo”
G. Santayana

 

3) Estimación de los plazos demasiado optimista

Hasta los propios implicados en las actividades realizan habitualmente estimaciones de los plazos demasiado optimistas. ¿Se han tenido en cuenta experiencias anteriores? ¿y los riesgos que afecten a los plazos?, ¿y la intervención de Murphy?

“Un optimista es un pesimista mal informado”.
Proverbio popular.

 

4) El proyecto no ha sido suficientemente segmentado

¿Todas las actividades planificadas tienen una duración estimada inferior a:
• El plazo de control para esa fase o etapa del proyecto?
• paquetes de trabajo de duración menor o igual a 40 horas?
• son menores al 4% del tiempo total del proyecto?
• … (cualquier otra regla para la segmentación…) ?

Este es uno de los errores más habituales de la planificación. No desglosamos más detalladamente las tareas de los proyectos por ¿desidia?, ¿pereza?, ¿desconocimiento?… y ello nos pasa factura en la “calidad” de nuestras predicciones.

“Cuanto más extendemos nuestro conocimiento,
más nos damos cuenta de su limitación”
G.K. Chesterton

 

5) La maldición «FC»

La maldición FC reza así: “Los atrasos se acumulan, los adelantos se pierden”.

El adelanto de toda actividad que termina antes de lo previsto en el plan del proyecto se pierde, dado que las actividades siguientes empezarán cuando estubiera planificado.

Por contra, los retrasos de las actividades se acumulan sobre las siguientes, sobretodo si existe una dependencia “FC” entre ellas.

¿Que mecanismos de gestión se pueden prever para minimizar esta maldición?

“No hay daño tan grande como el del tiempo perdido”
M. A. Buonarroti

 

6) La propiedad conmutativa no se cumple en los proyectos

El trabajo realizado por 1 persona en 100 horas NO ES IGUAL al realizado por 100 personas en 1 hora.

Por ello es importante preguntarse: ¿Se han dedicado TODOS los recursos planificados en la FORMA, CANTIDAD y MOMENTO previsto?. Esta pregunta es también pertinente para los trabajos subcontratados…

“El tiempo es justiciero y pone cada cosa en su lugar”
Voltaire

 

7) Se ha modificado el ALCANCE sin modificar la ESTIMACIÓN de los PLAZOS

• Cambios / los «poyaques» (“po ya que estaís aquí…”) / las ampliaciones / los añadidos / … siempre tiene un impacto sobre los plazos. No tenerlo en cuenta puede ser fatal.
• Casi siempre se evalúa el impacto económico de la modificación del alcance y pocas veces el impacto sobre los plazos !!! (¿y sobre los riesgos?)

“Dios creó el tiempo però el hombre creó la prisa”
Proverbio irlandés.

 

8) Las estimaciones de duración no se han actualizado desde el inicio de la ejecución

• ¿Se ha confundido el mapa (cronograma) con el territorio (proyecto real)?
• ¿El cronograma solo era para enseñárselo al cliente o al jefe?

“Me gustan más los ensueños del futuro que las historias del pasado”
T. Jefferson.

 

9) Se han olvidado (o ignorado) las actividades de la fase de «puesta en marcha»

• ¡¡¡ [Poner en marcha: ajustar / testear / adaptar / validar / limpiar / formar / dpcumentar / certificar / …] el resultado (objeto) del proyecto también consume tiempo!!!

“El diablo está en los detalles”
Refrán anglosajón.

 

10) El “Síndrome del estudiante”

• ¿Quién se considera libre de este pecado?
• La consecuencia + nefasta del síndrome es que «nos comemos» los margenes de seguridad… y luego, cualquier aparición de Murphy, nos lleva al retraso !!!

“Por la calle del «después» se llega a la plaza del «nunca».”
L. Coloma

 

Addemdum (casi en serio)

Las 5 leyes de las especificaciones
1ª ley: Las especificaciones son siempre incorrectas, por definición.
2ª ley: Si las especificaciones son correctas, son demasiado generales para ser de alguna utilidad.
3ª ley: Si las especificaciones son correctas y concretas, no corresponden a lo solicitado por el cliente.
4ª ley: Si las especificaciones son correctas, concretas y corresponden a lo solicitado por el cliente, son inalcanzables con los medios y recursos que disponemos.
5ª ley: Si las especificaciones son correctas, concretas, corresponden a lo solicitado por el cliente y se pueden obtener con los medios y recursos disponibles, su consecución está absolutamente fuera del plazo y/o del presupuesto.

“El tiempo es oro”
Proverbio popular

¿Sabías que...?

Jaume Ramonet es docente del Máster en Gestión Integrada de Proyectos. Project Management del IL3-UB, pionero en España, que utiliza el modelo estratégico (SM) para la gestión de proyectos, y te ofrece una formación multidisciplinaria impartida por profesores provenientes tanto del ámbito universitario como de ingenierías, consultorías, empresas industriales y de servicios.

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