Hoy en día, no hay multinacionales, empresas, fundaciones, asociaciones, ministerios, ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, corporaciones, clubs y federaciones en ámbito del deporte, etc., que no cuenten con un departamento de protocolo y relaciones institucionales. Son imprescindibles dentro de la política de la imagen, comunicación y reputación de cualquier institución. Hoy entrevistamos a Fernando Fernández Sánchez, profesional y experto en Protocolo de reconocido prestigio.
¿En qué situaciones cotidianas empresariales necesitamos aplicar reglas protocolarias?
El protocolo va unido a la interrelación cultural y social en la empresa, por lo tanto, desde que nos sentamos en el despacho, hacemos llamadas, intervenimos en reuniones, respondemos correos electrónicos, participamos en comidas de trabajo o cuando viajamos a otros países, debemos aplicar una serie de usos, costumbres y normas que nos ayuden a obtener unos resultados positivos, comunicarnos correctamente y empatizar con nuestro público objetivo. Pensar que el protocolo sólo se debe ceñir a la organización de actos oficiales y eventos empresariales es simplificarlo. Es un importante canal de comunicación y una herramienta imprescindible en la negociación empresarial. No olvidemos que la imagen que traslademos será la que se formarán de nuestra empresa las personas con la que nos relacionemos.
¿Qué impacto tiene para la organización una práctica protocolaria deficiente?
El impacto es muy negativo, siendo evidenciado, aún más, a través de las redes sociales. Una organización deficiente en cualquier acción de una empresa comunica falta de liderazgo, preparación y profesionalidad: esto en cualquier organización puede ser letal. Las consecuencias son nefastas en la imagen corporativa y en la fidelidad de sus clientes que se traduce en rechazo y pérdida de empatía.
¿Nos podría dar algún ejemplo de organización en la que el protocolo se ha integrado en la estrategia y ha marcado la diferencia?
Hay cientos de casos, cada vez es mayor el convencimiento que el protocolo debe participar transversalmente en los centros estratégicos de las instituciones. Todos los actos oficiales o empresariales pasan por la necesaria participación del departamento de protocolo para que puedan llegar a materializarse. El protocolo fue tema principal en reportajes y debates en prensa escrita, cadenas de televisión y radio con motivo de la proclamación como rey de Felipe VI. Asimismo, no pasa desapercibida, todos los años, la organización de los Premios Princesa de Asturias. Tanto en estos ejemplos como en muchos otros que no reseño, el protocolo es clave y estratégico en el éxito de su organización.
Fernando Fernández Sánchez
Para iniciar a mi organización en la práctica protocolaria, ¿Por dónde comenzar?
Sin duda, yo comenzaría explicando, a través de la historia de la humanidad, la importancia que ha tenido el protocolo para relacionarnos en paz y avanzar como civilización. Deben tener muy claro, todos los empleados, que el protocolo es necesario para mejorar y obtener buenos resultados. El protocolo es consustancial a la evolución humana sin él nunca hubiéramos podido entendernos. En las empresas, impartir formación en protocolo multicultural, dentro del mundo globalizado que nos encontramos, para mi es esencial para lograr conectar y realizar negocios con clientes de otros países. Por supuesto, no dejaría de formar a los empleados en saber interrelacionarse correctamente a través de las nuevas tecnologías.
¿Qué perfil dentro de la organización recomienda sea el experto en protocolo?
El experto de protocolo dentro de cualquier organización debe tener la capacidad de saber comunicar al resto que todos los actos que se organizan afectan directamente a la imagen y reputación de la institución y que su responsabilidad no son sólo aplicar unas pautas sociales o legales sino que su función tiene una posición clave en la estructura y resultados de la empresa.
Y, además de los conocimientos, ¿Qué competencias debe aportar el profesional?
Si no tienes sentido común, eres ordenado, discreto, persistente, negociador, y careces de reflejos y templanza para improvisar frente a cientos de personas sin que casi se note es mejor que no optes por esta profesión. El idóneo profesional de protocolo es el que sabe mejor gestionar la incertidumbre.
¿Cómo se adapta el protocolo a esta época de profundos cambios?
En los últimos años, el protocolo ha sufrido una gran transformación acorde a una nueva sociedad más pragmática y donde los medios de comunicación, en su amplio término, tienen una importante influencia. El profesional está mejor preparado y aplica una visión distinta de la organización de actos y eventos teniendo muy en cuenta las nuevas tecnologías. Las redes sociales son una buena herramienta de comunicación en la organización de actos pero se deben saber utilizar ya que al igual que te ayudan a potenciar tus eventos de manera positiva pueden ser también tu peor pesadilla. El actual profesional tiende a diseñar actos que impacten, emocionen y sorprendan y se aleja del protocolo rígido y poco innovador.
