Un buen Responsable de Protocolo y Relaciones Institucionales tiene que ser ante todo persona

Entrevista con Alba Nasarre i Vicente, responsable de Protocolo de la Universitat de Barcelona, realizada por Juan Pablo Torrents-Faura (JPC comunicación) y publicada por ACPRI  (Associació Catalana de protocol i Relacions Institucionals).

Alba, ¿qué es para  tí el protocolo?

Cuando pienso en protocolo lo primero que me viene a la cabeza es el orden. Para mi es una herramienta, tanto en nuestra vida social, como profesional, imprescindible para buen desarrollo de un acto.

En la Universidad de Barcelona he aprendido a valorar el protocolo como herramienta para el mantenimiento de los usos y costumbres de mi institución. Y así, en las ceremonias académicas solemnes revivimos los orígenes de nuestra institución y nos transmiten sus valores, a la vez que refuerza el sentimiento de identidad.

¿Cómo y cuándo comienzas a estar relacionada con el mundo del protocolo y las relaciones institucionales?

En el año 2001 yo era diseñadora gráfica en una editorial discográfica cuando una amiga me dijo que en la Generalitat buscaban alguien para una plaza de técnico de protocolo con un nivel elevado en diseño gráfico, inglés y protocolo, y, para mi sorpresa, me contrataron a pesar de no tener ninguna experiencia en protocolo. Me apunté a un curso de protocolo y me esforcé en aprender todo lo que podía de las experiencias propias y de los compañeros.

Siendo Responsable de Protocolo de una universidad tan grande como la UB, ¿Cómo se organiza el Departamento de Protocolo?

El Gabinete de Actividades Institucionales y Protocolo de la Universidad de Barcelona es una unidad bastante grande. Bajo la dirección de la responsable de este Gabinete, hay cinco personas que trabajan en la vertiente de Actividades Institucionales (exposiciones, visitas guiadas, conciertos, alquiler de espacios, etc.), tres personas que trabajamos en la vertiente más propia del Protocolo (actos en los que participan los órganos de gobierno en representación de la Universidad o actos institucionales como las inauguraciones de curso, investidura de Doctor Honoris Causa, graduaciones, etc.), y una persona que centraliza la contabilidad. Es una unidad que en su día a día depende tanto del Rectorado, como de la Secretaría General.

Un/a buen jefe de protocolo y relaciones institucionales tiene que ser…

Sobretodo persona; ha de ser una persona discreta, preparada (en formación y experiencia) y previsora. También ha de ser invisible, teniendo presente que nuestro nivel también está representando a la institución. Quizás destacaría la capacidad de reacción, pues muchas veces se encuentra ante imprevistos demostrando la profesionalidad de su cargo.

¿Qué consejo darías a la gente que está estudiando Protocolo y Relaciones Institucionales o a los que ahora están empezando en esta profesión?

Que tengan presente que si bien en la administración pública o en las grandes empresas hay plazas de protocolo, en el resto del mercado laboral hay más posibilidades de encontrar plazas que combinen el protocolo con la comunicación, el marketing, tareas administrativas, etc. Y que siempre es mejor tener experiencia, aunque no sea puramente de protocolo, que no tener ninguna. Y, sobretodo, que no dejen nunca de formarse y de adquirir nuevos conocimientos.

¿Qué estudios crees que son necesarios para un buen profesional del Protocolo del siglo XXI?

Creo que una buena base universitaria es importante, pero para responder a las necesidades actuales tiene que haber una formación multidisciplinar. Por tanto, estudios de Comunicación, Publicidad y RRPP, Marketing, por ejemplo, o incluso módulos de Secretariado pueden resultar una buena base para después complementarla con másters o postgrados de Protocolo para especializarse.

Por otro lado, es importante saber idiomas. Y no olvidar que todos nos tenemos que reciclar de vez en cuando.

Explícanos qué tareas desarrolla el Departamento de Protocolo y cómo se coordina con otros departamentos dentro de la universidad.

En el Gabinete de Activdades Institucionales y Protocolo de la Universidad de Barcelona se desarrollan muchas tareas diversas como son la organización de los actos institucionales, el alquiler de espacios, visitas guiadas, exposiciones, etc. En la vertiente propia del protocolo, organizamos los actos institucionales y del rector, pero también damos soporte a nuestras facultades cuando nos lo piden. Además, trabajamos en estrecha colaboración con otras unidades como la de Comunicación, Marketing o el Vicerrectorado de Artes, Cultura y Patrimonio, por ejemplo.

¿Nos puedes explicar alguna anécdota sobre Protocolo en la UB?

En una ocasión, el mismo día que se celebraba una investidura como  Doctor Honoris Causa, en el momento de recoger al doctorando en el hotel nos percatamos que iba con un calzado informal enseñando los dedos, y se le hizo ver que aquel calzado no era el adecuado para vestir con la toga académica en un acto solemne, que sería mejor un calzado cerrado oscuro; así que, el señor accedió a comprarse un nuevo calzado. Finalmente apareció con unos zapatos cerrados, pero de un estilo deportivo, con cordones y de color marrón, por suerte, marrones oscuro. Con esto, aprendimos a ser más específicos en las indicaciones de indumentaria para no tener más sorpresas.

¿Qué estudios ofrece a día de hoy la UB en Relaciones Institucionales y Protocolo?

Actualmente la UB ofrece el Máster en Dirección de Protocolo y Relaciones Institucionales a través de su Instituto de Formación Continua, IL3. Se trata de un máster on-line de un año, orientado a la práctica del protocolo en el ámbito empresarial y oficial, que incluye actividades profesionalizadores e integra las posibilidades que ofrecen los nuevos entornos digitales en el ámbito de la comunicación (2.0, wikis o videoconferencias, por ejemplo).

Por último, ¿crees que es urgente cambiar el Real Decreto de Precedencias de 1983, (o no), y  ¿por qué?

Veo como positiva la revisión del Real Decreto, pues la sociedad y sus instituciones evolucionan y, en consecuencia, las normas también lo tendrían que hacer para no quedar obsoletas. Y no nos iría nada mal revisar a continuación las normativas autonómicas, que son las más útiles en nuestro día a día.

Entrevista realizada por Juan Pablo Torrents-Faura, licenciado en Periodismo, con estudios de Humanidades y postgrado en Protocolo. En 2009 funda la agencia de comunicación, diseño y marketing online JPC comunicación (www.jpccomunicacion.es). Actualmente es consultor de comunicación on-line y off-line y redactor-freelance del diario del Col·legi de Periodistes de Catalunya www.wikidiari.info. También es blogger y Social Media Manager.