Compras y Aprovisionamiento, ¿es lo mismo?

Muchas empresas utilizan el concepto de compras y aprovisionamiento de forma indistinta y aunque son conceptos muy similares, tienen un significado diferente.

Es por ello, que las “Compras” es un término más amplio que el  “Aprovisionamiento”, estas engloban un espectro más extenso de actividades que aportan un mayor valor añadido a la organización, buscando la consecución de los objetivos a largo plazo establecidos por la compañía, donde suele tener una visión más estratégica del negocio y está alienado a objetivos de compañía.

Las Compras tienen un enfoque más proactivo, puesto que trabaja con el departamento de usuario en la identificación de la esencia de la necesidad y contribuye a su definición gracias a su conocimiento de mercado. Así pues, actualmente no tiene vertiente transaccional sino más relacional, focalizándose en el establecimiento y el mantenimiento de relaciones fructíferas y constructivas a largo plazo, con proveedores.

Por el contrario, el Aprovisionamiento es más reactivo a las necesidades internas quedando siempre supeditado a su vez a las planificaciones de otras áreas que conforman y planifican la demanda o venta del producto objeto de fabricación y/o comercialización. Por otra parte, el Aprovisionamiento tiene una vertiente más transaccional, centrándose en las tareas encaminadas a la adquisición del producto o servicio que en las relaciones con los proveedores. Los objetivos del aprovisionamiento a menudo suelen ser a corto plazo.

Tal y como se menciona en líneas anteriores, las compras se han convertido en una función de carácter estratégico, teniendo como objetivo principal la adquisición de productos y servicios en base a objetivos y parámetros establecidos en la compañía, aunque podemos destacar algunas otras funciones propias de las Compras:

• Prospección de mercado.
• Identificación de proveedores potenciales.
• Selección y homologación de proveedores.
• Evaluación de riesgos asociados a proveedores.
• Identificar y aglutinar necesidades de clientes internos.
• Obtención, comparación y evaluación de cotizaciones.
• Gestión de relaciones y negociaciones con proveedores.
• Seguimiento de KPI´s e indicadores compras y proveedores.
• Confección y seguimiento de contratos del proveedor.

En contraste con la definición anterior, el Aprovisionamiento engloba una serie de acciones encaminadas al abastecimiento de la empresa con los materiales necesarios, de manera que cumple con un carácter operativo. Así pues, algunas de las funciones más significativas serían:

• Recepción de solicitudes de compra de las distintas áreas de la empresa
• Realización del pedido de compra
• Seguimiento de cartera de pedidos, coberturas y roturas de stock
• Control del stock e inventario de la empresa.
• Recepción de producto
• Conciliación y aceptación al pago a proveedores
• Planificación y análisis de necesidades

Una diferencia fundamental entre ambas acepciones es la negociación de los precios, de manera que esta se convierte en un objetivo de suma relevancia dentro de las compras. El aprovisionamiento, sin embargo, se ciñe a otro esquema donde la máxima es minimizar la inversión en el stock e inventario que la empresa necesite.

En cualquier caso y como resumen, para el óptimo funcionamiento del departamento y el logro de los objetivos y sus recursos, la correcta separación entre Compras y Aprovisionamiento es fundamental, por lo que es necesario señalar otros aspectos diferenciales:

1. La primera diferencia aparece en el tiempo; en Compras, según la materia que se negocie, el tiempo del acuerdo puede dimensionarse a corto, medio o largo plazo. Mientras que el Departamento de Aprovisionamiento trabaja a corto o medio plazo.
2. El Departamento de Compras gestiona las relaciones y el Departamento de Aprovisionamiento, las existencias e inventario.
3. Por otro lado, Compras coordina frente a la gestión de flujos físicos que lleva a cabo Aprovisionamiento.
4. La identificación de los riesgos ha de hacerla Compras; mientras, Aprovisionamiento se encarga de la resolución de conflictos puntuales.
5. En materia de información, Compras la gestiona y Aprovisionamiento aporta la información de los precios –a Compras-.
6. Por último, es necesario decir que el Departamento de Compras está vinculado a todas las funciones; no ocurre lo mismo en el de Aprovisionamiento, cuya función es trasladar las órdenes de pedido adjudicadas.