La gestión del tiempo es, desde hace muchos años, una de las sesiones más demandadas en programas de habilidades directivas y en cursos de formación de empresa. Cada vez más directivos y cuadros técnicos tienen mucho más trabajo que tiempo para realizarlo. Alargar la jornada laboral no suele solucionar el problema, sino que muchas veces lo agrava. El cansancio se acumula y se sacrifica una parte importante de la vida personal y, a pesar de todo, continúan quedando una cantidad ingente de tareas por terminar. Y esta situación no suele ser sostenible en el tiempo, ya que a menudo deriva en problemas somáticos (estrés, dolores físicos…), y en una disminución de la satisfacción del trabajo y del rendimiento.
Lograr salir de esta dinámica no es fácil porque requiere un cambio de hábitos, y para conseguirlo se necesita una cierta disciplina. La gestión del tiempo en sí no existe, lo que existe (y es posible) es mejorar la gestión de uno mismo, una competencia de autogestión clave para conseguir ser más eficaz en el trabajo. Desarrollar dicha competencia implica adoptar de forma disciplinada 5 prácticas básicas de trabajo:
- Fijar los objetivos importantes. La primera práctica es determinar los objetivos más relevantes a conseguir a corto plazo. Los objetivos relevantes son aquellos que, de no conseguirse, hace que la consecución de todo lo demás sea irrelevante. La lista de objetivos debe ser corta. Plantearse una larga lista de objetivos conlleva a dispersarse y perder el foco en lo que es realmente importante a conseguir. La disciplina consiste pues en dar prioridad a muy pocos objetivos: solo los importantes.
- Focalizarse en las tareas clave. Una vez fijados los objetivos importantes a cumplir, el siguiente paso es determinar qué tareas, proyectos, iniciativas o acciones concretas son las que más influyen en la consecución de dichos objetivos. La elección de la tarea (una, máximo dos por objetivo) debe de hacerse con base en dos criterios: el grado de influencia que tiene la tarea sobre el objetivo, y el grado de control que tenemos sobre la realización de la misma. Las tareas, al igual que los objetivos que estas persiguen, deben ser medibles. De esta manera, podremos evaluar el grado de implementación de las tareas y el progreso hacia los objetivos, así como tomar acciones correctivas a tiempo en los casos donde sea necesario.
Focalizarse en las tareas clave significa darles la suficiente prioridad y dedicarles una parte importante de nuestro tiempo. Si las tareas clave son las que nos llevan a la consecución de los objetivos importantes, su prioridad debe de ser máxima y debemos gestionar nuestra agenda en consecuencia.
- Planificar. Las tareas clave suelen ser tareas no urgentes para las cuales es difícil encontrar el momento para realizarlas. Las urgencias y la inmediatez del día a día terminan ocupando con altísima probabilidad la jornada laboral entera. Planificar en nuestro calendario el tiempo a dedicar a cada tarea, proyecto o iniciativa clave es la tercera práctica de la gestión del tiempo. El verdadero reto de esta práctica no es tanto la planificación en sí, sino el rigor en su cumplimiento. Cumplir con los compromisos autoexigidos marcados en el calendario exige un alto grado de autodisciplina, pero ésta es indispensable si se quiere avanzar hacia los objetivos.
- Hacer la lista del día siguiente. La cuarta práctica en la gestión del tiempo tiene que ver con las tareas que son importantes y además urgentes. Estas deberían ser las primeras que deberíamos acometer al empezar el día, para lo cual necesitamos establecer un orden de prioridades y dejar la lista hecha al final del día. Es frecuente encontrar entre ellas acciones que nos son desagradables, difíciles de llevar a cabo o que simplemente nos incomodan. Estas acciones deberían acometerse en primer lugar y así evitar la procrastinación. Empezar el día con la lista de prioridades requiere también una cierta disciplina, pero permite encarar el resto de la jornada laboral de forma más aliviada y optimista.
- Delegar y decir “no”. La última de las prácticas sobre la gestión del tiempo tiene que ver con las tareas que no son importantes pero que nos aparecen a diario como consecuencia de la propia actividad de nuestro entorno. Entre ellas se encuentran los llamados “ladrones del tiempo”: reuniones, interrupciones, e-mails, llamadas o temas urgentes que terminan interfiriendo a nuestra planificación. El reto ante estas tareas es evitar que terminen ocupando nuestra agenda, para lo cual tenemos dos opciones: delegar tareas o incluso responsabilidades enteras, o simplemente decir “ahora no” a muchos de los ladrones del tiempo. Nos libera tiempo de nuestras agendas, tiempo que es clave para avanzar con aquello que realmente es importante para nuestros objetivos.
Gestionarse uno mismo de acuerdo con estas cinco prácticas no es tarea fácil, ya que comprende un doble reto. El primero es saber cómo realizarlas: ¿Cómo se fijan los objetivos?, ¿cómo podemos descubrir qué tareas son clave y cuáles no?, ¿cómo hay que planificarlas para asegurar una buena ejecución de las mismas?, ¿qué podemos delegar y cómo hay que hacerlo?, ¿cómo podemos decir que no sin incomodar o generar conflicto? Aprender cómo llevar a la práctica esta forma de gestionar el propio tiempo es el primer paso. Convertirlo en hábito es el segundo reto, ya que conseguirlo requiere disciplina. Disciplina en cada una de las prácticas. Pero, parafraseando a Jim Rohn, es una cuestión de elección: “todos tenemos que sufrir uno de los dos dolores: el dolor de la disciplina, o el dolor del arrepentimiento”. Yo escogí el primero, ¿y tú?
