Toda actividad directiva requiere unas capacidades de comunicación y de relación imprescindibles. Desde dirigir una reunión, saber controlar una conversación, presentar un proyecto, un servicio o un producto hasta la habilidad para saber transmitir por escrito, instrucciones y mensajes a personas de la empresa y de fuera de ella.
Y es en esta última cuestión donde queremos incidir en este artículo.
¿Quién no ha enviado un correo que ha necesitado 2 o 3 correos más con aclaraciones al primero?
Efectivamente, cada día nos enfrentamos a escribir una gran cantidad de correos electrónicos, instrucciones o mensajes a clientes, proveedores, accionistas, compañeros o a la administración. Necesitamos hacerlo de forma eficaz, correcta y comprensible. Cuanto más usuales y sencillas sean las palabras que utilicemos, más claro quedará el mensaje. Por ejemplo, si utilizamos verbos en forma activa transmitimos un mayor sentido de compromiso y de urgencia.
Cómo ideas clave para escribir emails, destacan:
- Frases y párrafos cortos. La frase corta produce más impacto y se memoriza mejor.
- Lenguaje escueto y sin tecnicismos.
- Procura que la idea sea fácil de entender desde un principio.
Estas tres características se concentran en la afirmación: “escribe claro para que te entiendan y corto para que te lean”.
Después de escribir el texto, es imprescindible repasarlo, no cometer faltas de ortografía, cuidar la gramática y la selección de las palabras (que deben ser sencillas).
El saludo y la despedida en un correo, son indispensables, excepto cuando la relación habitual es con la misma persona. Aunque un Hola, nunca está de más. El primer párrafo debes dedicarlo a explicar el motivo del correo, el porqué lo escribes. El segundo, escrito con punto y aparte del anterior, indicar qué esperas de la persona a la que está explicando el motivo, a la que involucras. Y por último, la despedida. ¡Recuerda añadirla siempre! Seguida de la firma y datos de la empresa, normalmente programados automáticamente lo que ahorra bastante tiempo.
El asunto del correo no es un tema menor. Tiene que destacar entre las cantidades de correos recibidos. Claro, conciso y que anime a la acción, son sus rasgos esenciales.
Otros dos puntos críticos a tener en cuenta son las conversaciones anteriores, en respuesta a un correo, y el envío de correos con copias ocultas. Respecto a las conversaciones anteriores, se recomienda dejar sólo dos, que sirvan de referencia al receptor. En cuanto al envío de correos con copia oculta (CCO) se advierte que pueden motivar algún disgusto. Pueden ser contestados de forma rápida, sin observar que se está en copia oculta, y el receptor inicial del correo recibir una respuesta inesperada. Por ello, es imprescindible revisar los emails completos, las direcciones de correo y las conversaciones anteriores anexadas antes de dar al enviar. ¡Nos evitaremos muchos malentendidos!
¿Y que hay de los tiempos de respuesta? ¿No te has desesperado alguna vez, por no tener una respuesta en 2 días? ¿Nos hemos visto obligados a escribir un segundo correo reiterando el anterior? Efectivamente, el tiempo de respuesta de un correo es de 24 horas. A veces puede no ser posible responder en este plazo de tiempo, pero si que es conveniente hacer saber al emisor que el correo ha llegado y que se responderá en cuanto se pueda.
