Un objetivo sin un plan es solo un deseo (Antoine de Saint-Exupéry)

Saint-Exupéry no era gestor de proyectos. Digamos que no entendía ni de los objetivos, ni de los planes. Pero sí que entendía -y mucho- de deseos. Así que tomaremos su palabra de experto en deseos para concentrarnos en la otra parte de su frase. ¿Cómo podemos evitar que nuestros objetivos se queden en esto, en «deseos», quizás incompletos? Planificando nuestra manera de alcanzarlos.

No importa cómo de ambicioso o de modesto sea el objetivo (aunque, a mayor ambición, mayor la dependencia de un buen plan). Tanto vale si es a largo, medio o corto plazo. Nada importa, si no hay un plan, porque aquello que no se planifica, difícilmente será logrado.

Hay un dicho en inglés, que me encanta: «You’re going nowhere fast». Vas muy rápido hacia ninguna parte. Muchas personas parecen querer aplicar este dicho como si de sabiduría popular se tratara, desistiendo de invertir tiempo antes de empezar a trabajar, de marcar los pasos a seguir, de anticiparse a los obstáculos y los riesgos, de prever los imprevistos (sí, los imprevistos se pueden prever, ¡incluso se pueden evitar!). Y justamente aquí está la clave, en esta inversión de tiempo inicial. La mayoría, seamos honestos, prefiere «planificar sobre la marcha» (curioso eufemismo de la improvisación), quizás creyendo que invertir tiempo a planificar en realidad es una pérdida de tiempo.

Pues déjenme decirles a estos insensatos de la gestión, a estas incubadoras de proyectos entregados fuera de plazo, con un sobrecoste (por haber tenido que invertir más recursos para recuperar el tiempo perdido) o con una calidad muy por debajo de lo previsto («si no tengo más recursos y no puedo entregar más tarde, no me queda más remedio que no cumplir con todas las especificaciones»), déjenme advertirles, que este planteamiento es falso. En realidad, esta inversión es realmente fructífera, tal como demuestra esta gráfica.

En la gráfica se comprueba que aquel que no dedica tiempo al inicio del proyecto a planificar es, efectivamente, perfectamente capaz de empezar a ejecutar el proyecto sin dificultades. Estas dificultades lo están esperando más adelante, cuando la inercia del proyecto lo haya convertido ya en un tren de mercancías de destino incierto y sin opción de llegar a tiempo. Es al final del proyecto donde se acumulan todos los retrasos provocados por la falta de previsión y por la constante necesidad de ir invirtiendo tiempo sobre la marcha en improvisar las maneras de recuperarse de un imprevisto o de una tarea que no ha salido como esperábamos.

Por lo contrario, aquel que dedica tiempo desde principio del proyecto a planificar el futuro cercano, a pesar de que cuente con un lanzamiento más lento, recoge los frutos de esta inversión a partir de la mitad del proyecto, cuando las únicas rectificaciones del plan son pequeños matices sin excesiva importancia y, posiblemente, hasta previstos dentro de algún plan de contingencia.

Planificar con antelación nos da la certeza de tener perfectamente conscientes una serie de tareas a emprender. Y, más en particular, nos da control y tranquilidad en la última parte de nuestro proyecto, que es justamente dónde, estadísticamente, se ponen en entredicho las fechas de entrega y los presupuestos. Es allí, en la recta final, donde cualquier pequeña desviación imprevista cuesta más de reconducir, donde las soluciones a los pequeños problemas no son sencillas ni baratas y donde la mayor parte de las opciones suponen renunciar a cumplir con el tiempo y con los requerimientos de entrega o con el presupuesto.

Los males gestores de proyecto insisten, aún así, en presumir de sus habilidades de improvisación, haciendo bandera y proclamando a los cuatro vientos sus innatas habilidades para hacerlo (por supuesto que son innatas, si hubieran tenido que trabajárselas, no las hubieran adquirido), cuando en realidad se pasan todo el proyecto cruzando los dedos esperando que todo vaya bien, poniéndole cirios al primer santo que se les viene a la cabeza, esperando que el destino les sea favorable. Cualquier cosa, menos responsabilizarse ellos mismos del proyecto y de las consecuencias de su dejadez.

Dicho de otro modo: más preocupaciones al principio de un proyecto significan menos dolores de cabeza al final. Invertir tiempo en ganar tiempo, en ahorrar recursos, en preservar la calidad de aquello, que se ha prometido entregar.

Esto, señoras y señores, exactamente esto es gestionar por proyectos.

Traducción del artículo publicado en catalán en el Blog de Marc ambit dedicado a Gestión de Proyectos.