3 prácticas para mejorar la comunicación en un proyecto

Todos sabemos que la comunicación puede ser la tarea que más tiempo consuma en la dirección y gestión de un proyecto. ¡Descúbrelo en este post!

Demos por supuesta la calidad de la información que proporcionamos acerca de nuestros proyectos, es decir su precisión, exactitud, puntualidad, certeza y fiabilidad. Sin embargo las dosis de información no suelen ser las adecuadas. Una de las inscripciones de Delfos reza “Nada en exceso”, y en España tenemos la versión acuñada por Baltasar Gracián, “lo bueno si breve dos veces bueno.” ¡Pues eso!

El director del  Proyecto y los miembros principales del equipo deben tener toda la información, de ello no se deduce que publicarla toda vaya a servir de gran cosa, salvo desmotivar a la audiencia, ante el reto de buscar el dato que precisa dentro de aquel universo.

Seguramente tienes una página web o un blog, dispones de varias listas de distribución a las que remites informes casi a diario, probablemente tienes un almacenamiento con la documentación pertinente perfectamente organizada y aun así alguien coge el teléfono y te llama, es lo lógico. No te preocupes, todo tu esfuerzo y el de tu equipo no habrá sido en vano, al contrario, podrás dar una respuesta rápida y de calidad, sin dilación y sin demasiado esfuerzo, y además estarás emitiendo un valioso mensaje subliminal: el proyecto está bajo control.

Habla siempre en futuro

Un juego. Trata de recordar el nombre de 3 o 5 profetas, y ahora trata de recordar 3 o 5 historiadores, si no quedas convencido, prueba este mismo juego con otras personas. Los profetas ganan, siempre.

¿Cuál es la razón? Muy sencillo, el pasado es inamovible, podemos aprender de los hechos acaecidos, pero no cambiarlos, el  futuro está por llegar, nos atemorizan los fracasos de mañana y nos ilusionan los éxitos futuros.

Conclusión: analiza la historia del proyecto y sé un profeta fiable. Por ejemplo, cuando un proyecto sufre un incidente, a casi nadie le interesa los efectos y quiere (necesita y merece) saber qué vas a hacer para  resolver el tema, qué va a pasar ahora.

La historia, el análisis de las causas, es cosa del Director y Gestor del Proyecto y de su equipo; al resto de implicados en el proyecto solo les va a interesar la historia si fallas en tus augurios, así que no les hagas perder el tiempo con “batallitas”, te lo agradecerán.

Entrega la información a la audiencia adecuada

Seguramente todos hemos vivido momentos de euforia en nuestras organizaciones, de pronto todos los proyectos van como tiros, con beneficios elevados, sin incidentes remarcables, bien aprovisionados, con trabajos de alta calidad y entregas en plazo.

También todos hemos vivido momentos de depresión en nuestras organizaciones, todo va mal, nada se entrega bien ni en plazo, los costes se disparan, nos pasa de todo, hasta lo más inverosímil, “nos crecen los enanos”, los equipos están alicaídos y nuestros proveedores se han convertido en una mezcla de David Copperfield, haciendo desaparecer materiales y el gran Houdini, desapareciendo ellos mismos.

La perspectiva temporal nos llevará a la misma conclusión, que tras el  “bajón”, comprobaremos como nuestra organización ha progresado razonablemente.

Mi propuesta para limitar las peligrosas euforias y las dolorosas depresiones, que en sí mismas son un riesgo y un coste innecesarios, pasa por limitar la audiencia de la información acerca de los proyectos que dirigimos y gestionamos.

Estoy proponiendo limitar la audiencia no recortar la información proporcionada.

La alta dirección debe poder analizar el conjunto del desempeño de la Organización. Creo que los Directores y gestores de Proyectos debemos estar cualificados para “digerir” toda la información de los proyectos activos en nuestra  organización, sin embargo no espero encontrar esta competencia ni en todos los miembros de los equipos de los diferentes proyectos, ni por supuesto en el resto de miembros de nuestra organización. Transparencia TODA, pero cada cuál la información que puede asimilar.

En resumen

Publica información concisa orientada al futuro y para la audiencia adecuada.