La función de Compras dispone de una transversalidad vertiginosa en las organizaciones. El Compliance es otra de las competencias que Compras se han visto obligados a monitorizar. Esta obligatoriedad nos ha venido dada por dos factores principalmente: el primero, por la apuesta emprendida por las Direcciones de Compras en la carrera de aportar valor añadido y apuesta por el cambio de la función; y el segundo y el más importante, por responsabilidad y necesidad de velar por el cumplimiento legal y jurídico.
El último cambio del Código Penal contempla, en su artículo 31 bis, que las personas jurídicas, y no solamente las físicas, podrán ser condenadas como autores de un delito. En los supuestos previstos en el Código Penal, las personas jurídicas serán penalmente responsables:
- De los delitos cometidos en nombre o por cuenta de las mismas, y en su beneficio directo o indirecto, por sus representantes legales o por aquellos que actuando individualmente o como integrantes de un órgano de la persona jurídica, están autorizados para tomar decisiones en nombre de la persona jurídica u ostentan facultades de organización y control dentro de la misma.
- De los delitos cometidos, en el ejercicio de actividades sociales y por cuenta y en beneficio directo o indirecto de las mismas, por quienes, estando sometidos a la autoridad de las personas físicas mencionadas en el párrafo anterior, han podido realizar los hechos por haberse incumplido gravemente por aquéllos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad atendidas las concretas circunstancias del caso.
Esta modificación de la legislación promueve que las empresas sean conscientes de que pueden ser responsables penalmente del trabajo que encarguen a un tercero y, con ello, no busquen eludir responsabilidades.
¿Qué responsabilidad tiene Compras? El hecho de externalizar funciones en un tercero no exonera a la empresa del cumplimiento normativo. Así pues, la externalización de actividades debe garantizar que las empresas contratadas para ello cumplan los requisitos con los que se rige nuestra organización y, sobre todo, que estos cumplan con la legislación aplicable en cada caso.
Es aquí donde el área de Compras debe desplegar e incorporar políticas de compliance en todas y cada una de sus actividades de selección, homologación y evaluación continua de proveedores, que incorporen un procedimiento de contratación en el proceso de selección y evaluación de proveedores más allá de las cuestiones técnicas y económicas.
«Una de las palancas para lidiar con el Compliance desde Compras; la selección, homologación y evaluación de proveedores».
Por consecuente, el mantenimiento, responsabilidad y rigor de este proceso viene ligado al tipo de proveedor que estamos seleccionando. Es decir, un partner que esté dispuesto a ser transparente y a monitorizar su responsabilidad y competencias. De aquí la importancia en esa identificación, selección, homologación y, por lo tanto, contratación.
Más allá de la relación contractual, entre la empresa y el proveedor deben quedar claramente definidas las obligaciones de cumplimiento de cada una de las partes. De forma habitual, los contratos de compra incluyen cláusulas de confidencialidad, obligaciones de seguridad, estándares de calidad, realización de auditorías a proveedores, control de los proveedores, SLA´S, indemnizaciones al cliente, disposición de seguros de responsabilidad civil, etc.
“La empresa puede quedar exenta de responsabilidad si demuestra que ha tomado las medidas de prevención que establece la norma”.
Ante una situación de incumplimiento y, por lo tanto, embarazosa a nivel legal, en caso de requerimiento judicial solicitaran que se demuestre que se han ejercido todos los controles para verificar que los requerimientos a proveedores se han cumplido. Estos controles deben sustentarse por un modelo estándar, robusto de control y despliegue del Compliance entre los proveedores, que garantice y minimice el incumplimiento o malas praxis de nuestros proveedores. Así mismo, la legislación Penal recoge los requisitos que debe cumplir el modelo de organización y gestión de prevención de delitos.
En definitiva, omitiendo las medidas de prevención y, por lo tanto, quedando sujeto a la responsabilidad por incumplimiento, se corre el riesgo de que se le impute a la empresa el delito del tercero, ya que la persona jurídica no solo responde por autoría, sino también por participación en la medida en que no pone los medios necesarios para evitar un delito.
