Cuando pensamos en un taller de creatividad nos imaginamos a un grupo de personas rodeando una mesa o una pizarra. El objetivo es mantener una conversación entre dos o más personas, compartiendo una visión a lo largo de la sesión y para ello hay que armarse de todo tipo de ayudas visuales: posters, rotuladores, notas adhesivas…
Reservar un espacio físico y temporal para reunirse y explorar nuevos territorios ha sido siempre la mejor manera de darle un empujón a ese proyecto encallado, o a ese reto imposible que nos hemos propuesto resolver. Sin embargo, frente a las ventajas que aporta el encontrarse físicamente, existen inconvenientes y limitaciones a tener en cuenta: el tiempo y coste de desplazamiento, las restricciones sanitarias, dificultades de agenda, etc.
Al querer adaptarse a las nuevas circunstancias muchos se preguntan cómo trasladar la experiencia de un taller presencial a una reunión virtual en remoto. ¿Cómo diseñar la sesión de trabajo? ¿Qué herramientas utilizar? ¿Cómo preservar la energía y complicidad de una sesión presencial?
En el IL3 somos expertos en el rediseño de talleres presenciales a on-line y hemos diseñado el Workshop Actitud Design Thinking: Técnicas de creatividad e innovación, y queremos compactar nuestra experiencia en estas seis ideas:
1. Conserva la energía
No es una buena idea replicar la agenda de un taller presencial en un taller online. No vamos a gozar de la misma intensidad, ni de la misma motivación en los participantes durante tanto tiempo. Limita la sesión a 2h o 3h como máximo. Si apuntas a 3h, considera un descanso para reponer fuerzas. Para muchos facilitadores esta limitación en tiempo puede ser frustrante, por ello te proponemos la siguiente idea:
2. Divide y vencerás
Al diseñar la sesión de trabajo conviene entender los talleres como cualquier otra experiencia: existe un “antes”, un “durante” y un “después” del evento. En el “durante” deberíamos concentrar aquellas tareas que justifiquen la participación de todas las personas invitadas al taller. Para ello, puedes analizar qué tareas pueden anticiparse y resolver de manera asíncrona, o también qué tareas es posible retrasar y completarlas después de la reunión virtual. Ejemplos de estas actividades pueden ser: un vídeo de presentación del tema en cuestión, un cuestionario previo, una votación posterior, un experimento o un prototipo.
El objetivo es estructurar las tareas entre las etapas de manera que sean inspiradoras y contribuyan a conseguir los objetivos de la sesión. Además, ponemos atención en aquellos momentos de posible frustración, confusión y dificultad para poderlos abordar con nuestra facilitación en la sesión síncrona. Ahí es donde podemos hacer aclaraciones, dar ejemplos e intervenir sobre el grupo en tiempo real.
3. Guía las tareas
Los participantes de una sesión creativa en general vienen con ganas de aportar, lo mínimo que debemos conseguir es no desmotivarlos. Y es fácil que esto pase cuando el grupo se enfrenta a tareas complicadas o con tiempo insuficiente.
Esto especialmente crítico con cualquier actividad realizada antes o después de la sesión ya que no van a tener tu acompañamiento. Para guiar a los participantes solemos utilizar plantillas y un ejemplo ilustrativo que reduce el riesgo de desalineamiento.
4. Genera y mantén el vínculo de equipo
Si lees estas líneas, debes haber vivido ya algunas experiencias en facilitación de grupos y sabrás lo importante que es alinear a los participantes al inicio de la sesión con objetivos, agenda, roles y reglas del taller. Algunos facilitadores empiezan la sesión con alguna dinámica para romper el hielo y entender quién es quién. En las sesiones online podemos mantener el tono e intención de estos primeros momentos del taller, pero para ello es indispensable que los participantes compartan su cámara. En la medida de lo posible, aloja la sesión en un servicio de videoconferencia que permita ver la cara de todos los participantes del taller a la vez. Esto te permitirá interpretar el estado de ánimo, su vínculo con el equipo y las actividades.
5. Crea un viaje para cada sesión
Cada sesión de trabajo tiene un principio y un fin. Es posible que hayas decidido realizar una única actividad en ese taller virtual, en este caso el viaje es fácil de entender y te puede servir cualquier solución que existe para compartir murales online. Estos entornos permiten la contribución colaborativa de todos los participantes.
Si te decantas por realizar varias actividades en una sesión te conviene crear una secuencia de murales o, como hacemos nosotros, crear un archivo en Google Slides que puede ser editado por todos los participantes simultáneamente. Lo único que deberás hacer es configurar el archivo para que cualquier persona que obtenga el link pueda editar las diapositivas. Al crear esta secuencia de diapositivas estás diseñando un viaje de principio a fin. Si lo consideras oportuno puedes indicar el tiempo de inicio y final de cada actividad en concreto para que el grupo sea consciente del tiempo disponible.
Una vez has acabado el taller tienes toda la sesión de diapositivas y es tan fácil como guardarla en formato PDF, para distribuirla entre todos los participantes.
6. Saca punta a la tecnología
Hay quien compra cámaras de alta definición, tabletas gráficas para dibujar, o sistemas de microfonía semiprofesional que se agradecen para cualquier espectador, pero en la mayoría de los casos no es necesario invertir en más equipamiento para conseguir unos resultados profesionales.
Algunas ideas sencillas te servirán para facilitar mejor a los grupos de tus talleres virtuales. Por ejemplo, usa un portátil para trabajar y conéctale una pantalla externa, configúralas como dos pantallas independientes. En una puedes mostrar las caras de todos los participantes, en la otra puedes tener el archivo de trabajo compartido sobre el que estáis trabajando todos los participantes.
Otra recurso interesante es conectar una cámara a tu portátil, de este modo puedes transmitir tu cara o, si te interesa dibujar algo, cambiar a una segunda cámara que está apuntando a un papel en blanco. Si no tienes una segunda cámara, también puedes aprovechar un viejo CD como hizo esta profesora californiana.
Por nuestra experiencia, siguiendo estas indicaciones, conseguimos facilitar sesiones igualmente creativas y productivas en nuestros talleres virtuales. Para tu próximo proyecto, y en función de tu propio estilo de liderazgo y facilitación de grupos, seguro que podrás enriquecer estas ideas con recursos extra que nos ayuden a todos.
¡Buena suerte, y esperamos tus comentarios!
